Введите данные, и мы вам перезвоним в ближайшее время
Когда компании нужен корпоративный портал, с каких модулей его запускать, в каких случаях хватит коробочного Битрикс24, а когда проще разработать систему под себя, и почему даже исправно работающий портал иногда остаётся пустым.
Оставьте телефон, перезвоним и ответим на вопросы по теме статьи.
Корпоративный портал — внутренняя система компании, где сотрудники читают внутренние новости, ставят задачи и отчитываются по ним, находят регламенты, подают заявки и проходят согласования. Обычно о нём задумываются, когда компания перерастает рабочие чаты, общие папки и таблицы. Информация начинает теряться, согласование простой заявки растягивается на дни, а новичок первые недели выясняет у коллег, где что лежит.
Главное решение на старте касается платформы. Можно взять готовую, чаще всего коробочную версию Битрикс24, и доработать её, а можно разработать систему с нуля. Ниже о том, как понять, что портал действительно нужен, с чего его начинать и как сделать так, чтобы им пользовались.
Портал окупается, когда закрывает конкретные проблемы. Цифровизация ради цифровизации обычно заканчивается красивой главной страницей с новостями и поздравлениями. Первую неделю сотрудники заходят туда из любопытства, а потом возвращаются к чатам и почте, потому что ничего нужного для работы на портале так и не появилось. Поэтому полезнее начинать с симптомов.
Первый симптом связан с документами. Сотрудники регулярно спрашивают друг у друга, где лежит актуальная версия договора или регламента, и в ответ получают три файла с разными датами. Второй касается согласований. Заявка на закупку или командировку ходит по почте от одного руководителя к другому. Кто-то уехал в отпуск и не оставил заместителя, кто-то ответил не всем, и в итоге никто не может сказать, у кого она сейчас и почему стоит третий день. Третий, самый неприятный, проявляется при увольнениях. Рабочая переписка ведётся в личных мессенджерах, и вместе с человеком из компании уходит история общения с клиентами и подрядчиками.
Если про вас хотя бы два пункта из трёх, портал, скорее всего, окупится за счёт сэкономленного времени и снятых рисков. Если компания небольшая, все сидят в одном офисе и процессы умещаются в голове руководителя, спешить некуда. Это нормально. Для команды в пятнадцать человек нередко хватает хорошо настроенного облачного сервиса задач и общего диска, а полноценный портал с интеграциями станет дорогой игрушкой. Другое дело филиалы, производство со сменами или удалённые сотрудники в разных городах. Там единая система нужна гораздо раньше, потому что по-другому информацию до всех просто не донести.
Набор модулей зависит от размера компании и того, как устроена работа. Базовый набор выглядит примерно так.
| Модуль | Что даёт |
| Лента новостей и объявлений | Внутренние коммуникации, приказы, поздравления, опросы |
| Структура компании и профили | Оргструктура, контакты, руководители, заместители на время отпуска |
| Задачи и проекты | Постановка, сроки, чек-листы, канбан, отчёты по загрузке |
| Мессенджер и видеозвонки | Рабочая переписка внутри контура компании, а не в личных мессенджерах |
| Документы и диск | Хранение, версии, права доступа, совместное редактирование |
| Бизнес-процессы | Маршруты согласования заявок, договоров, счетов |
| База знаний | Регламенты, инструкции, обучение, поиск по материалам |
| Сервисы для сотрудников | Расчётные листки, остатки отпусков, заказ справок, бронирование переговорных, заявки в ИТ и хозяйственную службу |
| Интеграции | 1С для кадров, зарплаты и учёта, CRM, корпоративный сайт, службы каталогов |
Запускать всё сразу не стоит. Частая ошибка на старте выглядит так. Компания заказывает портал со всеми модулями из таблицы, полгода его настраивает, а потом выясняется, что сотрудникам нужны были две вещи, и обе сделаны наспех, потому что силы ушли на остальное. Лучше выбрать два-три модуля, которые снимают самую острую боль, довести их до ума и расширяться, когда люди привыкнут.
Какие модули окажутся первыми, зависит от компании. Производству со сменным графиком часто важнее заявки и база знаний с инструкциями, потому что руководитель смены не может каждый раз звонить в офис. Компании с филиалами обычно начинают с ленты новостей и оргструктуры, а следом подключают согласования. Проектной организации нужны задачи и документы. Универсального стартового набора нет, и лучше, если его определяет обследование, а не список возможностей платформы.
Для большинства компаний разумная отправная точка — коробочная версия Битрикс24. Её устанавливают на сервер компании, внутри уже есть задачи, чаты, диск, CRM, бизнес-процессы и база знаний, а открытый код даёт дорабатывать модули и связывать портал с 1С и другими системами. Облачная версия запускается быстрее и не требует своего администратора. Зато глубоко её не переделать, и данные хранятся у вендора, что подходит не каждой службе безопасности.
Разработка с нуля оправдана, когда процессы компании настолько специфичны, что готовая платформа будет больше мешать, чем помогать. Это бывает в отраслях со своей логикой работы, при сложных интеграциях с ERP или при требованиях к безопасности, под которые типовой продукт пришлось бы перекраивать целиком.
| Критерий | Коробка Битрикс24 с доработками | Разработка с нуля |
| Скорость запуска | Быстрее, базовые модули готовы | Дольше, всё проектируется заново |
| Стоимость старта | Лицензия и доработки | Полный цикл разработки |
| Гибкость интерфейса | В рамках платформы | Без ограничений |
| Нестандартные процессы | Через бизнес-процессы и доработки | Реализуются точно под задачу |
| Обновления | Новые функции от вендора, но доработки нужно проверять | Развитие только силами команды |
| Когда выбирать | Типовые коммуникации, задачи, документооборот | Отраслевые процессы, сложные интеграции с ERP, особые требования к безопасности |
У коробки есть своя цена гибкости. Каждое обновление платформы нужно проверять на совместимость с доработками. Если они сделаны грубо, прямо в ядре, обновляться со временем становится страшно, и портал годами сидит на старой версии без исправлений. Каждая следующая доработка обходится дороже, потому что сначала приходится разбираться в чужих правках. Поэтому доработки пишут отдельными модулями и документируют.
На практике часто выигрывает гибрид. Коробочный Битрикс24 берёт на себя типовое, то есть задачи, общение, документы, а отдельные сервисы или личные кабинеты под специфические процессы разрабатываются отдельно и связываются с порталом через API.
Портал становится по-настоящему полезным, когда в него не нужно ничего переносить руками. Если оргструктуру приходится вести и в кадровой программе, и на портале, через пару месяцев на портале окажутся уволенные сотрудники, не найдётся новичков, а у отделов будут указаны прежние руководители. После этого люди снова начнут уточнять контакты друг у друга в чатах. Чаще всего связывают вот что.
Кадровые данные требуют отдельного внимания к правам доступа. Расчётный листок должен видеть только сам сотрудник и те, кому это положено по должности, и такие ограничения проектируют заранее, а не добавляют после первой жалобы. Общие принципы обмена, от выбора главной системы для каждого справочника до обработки ошибок, мы подробно описали в статье об интеграции сайта с CRM и ERP.
Пилот обычно дают самому лояльному подразделению, и в этом есть смысл, но есть и ловушка. Если выбрать отдел, в котором и так всё хорошо организовано, пилот пройдёт гладко и все останутся довольны. Но как портал поведёт себя там, где на самом деле теряются заявки и документы, вы узнаете только на общем запуске. Полезнее взять подразделение с заметной болью, пусть даже сложное, потому что именно там выяснится, закрывает ли портал реальную проблему.
Портал с интеграциями относится к самым сложным веб-проектам. Первая очередь в среднем стоит от 1,5 млн ₽ и занимает от 4 месяцев. Базовое внедрение коробки без серьёзных доработок обходится заметно дешевле, и тут итоговая сумма зависит от лицензии, числа пользователей и объёма настройки.
Технически исправный портал может остаться пустым, и причины почти всегда организационные.
Лечится это ещё на этапе проектирования интерфейсов. Портал строят вокруг ежедневных дел сотрудников, а переход на него поддерживает руководство, в том числе личным примером. Если директор согласует заявки в портале и отвечает на вопросы там, а не в личных сообщениях, через месяц туда перейдут и остальные, потому что спорить с таким порядком никто не станет. Если он продолжает писать в мессенджер, никакой интерфейс не поможет. Об этом лучше договориться с руководством до запуска.
После запуска портал продолжает меняться. Выходят обновления платформы, появляются новые модули и процессы, меняется оргструктура. Это сопровождение мы берём на техническую поддержку. Как мы ведём проекты от аналитики до запуска, описано на странице разработки сайтов. Если вы только думаете о портале или хотите навести порядок в уже существующем, расскажите о задачах в брифе. Предложим состав первой очереди и оценим сроки.
Сайт обращён наружу, к клиентам, партнёрам и соискателям. Портал работает внутри компании, вход в него только по авторизации, а внутри новости, задачи, документы, база знаний и заявки сотрудников. Иногда их связывают, например через личные кабинеты партнёров на сайте.
Облако быстрее запустить и не нужно администрировать, но доработать его можно только в ограниченных пределах. Коробку ставят на свой сервер, получают доступ к исходному коду и хранят данные внутри компании. Её выбирают, когда нужны глубокие доработки, интеграция с 1С и строгие требования службы безопасности.
Базовую настройку коробочного решения можно провести за несколько недель. Портал с доработками, интеграцией с 1С и кадровой системой, переносом данных и обучением сотрудников обычно внедряют от 4 месяцев, а крупные проекты делят на очереди.
Портал должен закрывать ежедневные дела сотрудников удобнее старых инструментов, прежде всего заявки, согласования и поиск документов. Помогают пилот на одном отделе, ответственные за разделы и решение руководства отказаться от параллельных каналов. Если согласования остаются в почте, портал останется пустым.
